建設業の年末調整準備｜現場の社員から書類を集める段取り

おけい

こんにちは、建設業で経理・総務をしているおけいです。私の会社では、年末調整の計算はほぼ税理士さんにお任せしています。それでも、社員さんから書類を集めるのは私の仕事です。現場に出ている社員さんの提出が遅れて、催促したこともあります。計算を任せている会社ほど、年末調整の出来は「集める段取り」で決まると感じています。

税理士に任せても、社内に残る年末調整の仕事

年末調整のうち、税額の計算は税理士に頼めます。ただし、社員から申告書を受け取るのは給料を払う会社です。申告書の提出先は「給与の支払者」と決まっていて、税理士ではありません。

計算を税理士に頼んでいても、社内に残る仕事は次の4つです。

1. 申告書を社員に配る
2. 期限までに集める
3. 漏れや添付忘れがないか見る
4. まとめて税理士に渡す

年が明けると、源泉徴収票の配布があります。私の会社では源泉徴収票は税理士さんが作り、社内では印刷して配るだけです。それでも配る期限は会社の側にあり、翌年1月31日までにすべての社員へ渡します。

書類集めが遅れると、税理士の計算も、1月の納付も、源泉徴収票の配布も、全部うしろにずれます。だから最初の「集める」で遅れないことが、いちばん効きます。

じむねこ

誰が年末調整の対象になるか（日雇いや一人親方はどうするか）は、先に決めておこう！配る人のリストができてから、段取りに入るよ^^

2026年分（令和8年分）の年末調整で変わる3つのこと

令和8年度の税制改正で、基礎控除の引上げなどが行われました。国税庁によると、改正は原則2026年12月1日に施行され、2026年12月に行う年末調整から反映されます。11月までの毎月の源泉徴収は変わりません。書類を集める側が気をつけたいのは、次の3つです。

1．基礎控除申告書の様式が変わる

「基礎控除申告書 兼 配偶者控除等申告書 兼 特定親族特別控除申告書 兼 所得金額調整控除申告書」は、前年分から様式が変わりました。基礎控除の額は、合計所得金額に応じて最大104万円になります。去年の余りの用紙を配ると、控除額の欄が古いままになります。国税庁のホームページから令和8年分の様式を取り直しましょう。

改正は12月1日からですが、国税庁のQ&Aでは、改正後の書類を12月1日より前に提出してもらってかまわないとしています。11月に配って集める段取りで問題ありません。

2．扶養に入れられる家族が広がる

基礎控除の引上げに合わせて、扶養親族などの所得の上限も上がりました。収入が給与だけの場合で比べると、次のとおりです。

出典：国税庁「令和8年分 年末調整のしかた（昨年と比べて変わった点）」。合計所得金額の基準を、収入が給与だけの場合の収入金額に置きかえた数字です。

この改正で新しく扶養の対象になる家族がいる社員は、「扶養控除等（異動）申告書」を出し直します。国税庁のQ&Aでは、「異動月日及び事由」欄に「令和8年12月1日 改正」などと書くよう案内しています。年末調整のときまでに出してもらえれば、その内容で年末調整ができます。

本人が言い出さないと、会社は気づけません。配るときに「アルバイトをしている奥さんや、学生のお子さんはいますか」と一言聞くのが確実です。

3．23歳未満の扶養親族がいると、生命保険料控除の計算が変わる

23歳未満の扶養親族がいる人は、一般の生命保険料控除の計算方法が変わりました。保険料控除申告書の「年齢23歳未満の扶養親族」欄に記入があるか、記入した家族が平成16年1月2日以後の生まれかを確かめます。

けいりん

計算は税理士さんにお任せでも、用紙が古いと税理士さんは計算できないよ。今年は「用紙が新しいか」を配る前に確認しておこう！

回収スケジュールは「税理士に渡す日」から逆算する

法律上、社員が申告書を出す期限は「その年最後に給料を受け取る日の前日」です。ただ、その日まで待つと、税理士の計算が間に合いません。社内の締切は、税理士と決めた「書類を渡す日」から逆算して置きます。

1週間の余裕を取るのは、中身を見て足りないものが見つかるからです。保険会社の証明書は本人の家に届くことが多く、「家に置いてきた」だけで数日かかります。

決算月によっては、決算の作業とも重なります。私の会社は10月末決算で、決算の資料は11月中旬に税理士さんへ渡しています。年末調整の書類集めも、ちょうどこの時期に重なりやすくなります。決算が落ち着いてから配る、では遅いので、配る日は10月のうちにカレンダーへ入れておきましょう。

精算のあとの期限も、国税庁の案内で確かめておきましょう。2026年分の年末調整で精算した源泉所得税の納期限は、2027年1月12日（火）です。納期の特例を受けている会社は1月20日（水）になります。源泉徴収票を社員に渡す期限は、1月31日です。

現場に出ている社員への配り方

事務所に毎日来ない社員には、「その場で説明しなくても、家で書ける」状態で渡すのがコツです。家族の情報や保険の証明書は家にあるので、書くのはたいてい家だからです。

• 1人1つの封筒にまとめる：用紙と返信用の封筒をセットにし、表に「入れるものリスト」と社内締切を書く
• 記入見本を付ける：国税庁の記載例を印刷し、その人に関係する欄に印を付ける
• 来年分の扶養控除等申告書も一緒に配る：令和9年分は、2027年の最初の給料日の前日までに出してもらう書類です。同じ封筒に入れれば、回収が1回で済みます
• 現場の責任者に配布と回収を頼む：社員と毎日顔を合わせる人に「この封筒を戻してほしい」と伝えておく
• 前の会社の源泉徴収票：今年の途中で入社した人には、前の会社の給料も合わせて計算するので、前の会社の源泉徴収票を頼んでおく

国税庁の「年調ソフト」を使うと、控除額が自動で計算されます。手書きの計算ミスを減らしたい会社は、案内ページで使い方を確かめてみてください。

集めたらすぐ見る｜記入漏れ・添付忘れのチェック表

税理士に渡す前に見るのは、計算が合っているかではありません。「出すべきものが、全部そろっているか」です。国税庁の年末調整のチェック項目から、回収の段階で見られるものを抜き出しました。

建設業でひとつ気をつけたいのが、建設国保の保険料です。私の会社は健康保険が東京土建の建設国保で、保険料は本人負担として給料から天引きしています。天引きしていない保険料を本人が直接払っている場合は、保険料控除申告書に書いてもらう必要があります。天引きしている分の扱いも、税理士と一度すり合わせておくと安心です。

せきさんくん

チェック表は社員の名前を縦に、書類を横に並べて、届いたら印を付けるだけでいい。空いているマスが、そのまま催促リストになるぞ！

催促は「何が足りないか」を名指しで伝える

社内締切を過ぎた人に「年末調整の書類、まだですか」と聞いても、本人は何が足りないのかわかりません。「生命保険の証明書だけ、まだです」と、足りない物を名指しで伝えます。

• 1回目（渡す日の2週間前）：全員に「締切は○日です」と予告する
• 2回目（締切の翌日）：まだの人だけに、足りない書類の名前を伝える
• 3回目（渡す日の数日前）：現場の責任者にも声をかけてもらい、「この日に税理士へ渡す」と最終日を伝える

それでも保険の証明書が間に合わないことはあります。年末調整で控除を受けられなかった分は、本人が確定申告をすれば受けられます。「間に合わなかったら確定申告になる」と最初の封筒に書いておくと、締切の重みが伝わります。

まとめ：今日やるのは、税理士に「渡す日」を聞くこと

年末調整の計算を税理士に任せている会社でも、書類を集める段取りは会社が持っています。今年は様式の変更と、扶養の範囲の改正が重なる年です。

1. 税理士に「書類を渡す日」を聞く
2. そこから4週間前に、令和8年分の用紙を封筒で配る
3. 1週間前を社内締切にして、届いた順にチェック表で見る
4. 足りない人には、足りない書類の名前で催促する

最初の一歩は、今日のうちに税理士さんへ「今年は何日までに書類を渡せばいいですか」と1本連絡することです。その日が決まれば、配る日も締切も自然に決まります。

おけい

現場が忙しい時期に書類を頼むのは、気をつかいますよね。だからこそ、封筒1つで完結する形にしておくと、頼む側も頼まれる側も楽になります。今年の年末調整、一緒に早めに動きましょう。

※この記事は2026年10月時点の国税庁の資料（令和8年分 年末調整のしかた、令和8年度税制改正Q&A、タックスアンサーNo.7411）をもとにしています。国税庁「年末調整がよくわかるページ（令和8年分）」で最新の案内を確認してください。