【建設業Excel】工事台帳テンプレートの中身と使い方｜請求書を入れるだけで工事ごとの原価と粗利が見える

※この記事で紹介する工事台帳テンプレートは、私が作ってnoteで販売しているExcelファイルです。

おけい

こんにちは、建設業7年目のおけいです。見積では粗利が出ていたのに、決算前に工事台帳を開いたら粗利が残っておらず、青ざめたことがあります。それ以来、工事ごとの原価は「来たら入れる」を続けています。

せきさんくん

工事台帳は「作ること」より「続けること」が難しいんだ！入力が1行で済む形にしておくのが続けるコツだよ！

向いている会社・向かない会社

先に、向かない会社から書きます。買ってから「うちには合わなかった」が一番もったいないからです。

私の会社も以前は、工事ごとの原価をExcelで管理していました。今は税理士に勧められた原価管理ソフト「建設原価ビルダー5」を使っています。

それでも、「ソフトに毎月お金を払うほどではない」「まずはExcelで始めたい」という会社のほうが多いはずです。このテンプレートは、そういう会社が「工事ごとの採算を、Excelで確実に追いかける」ための道具です。

画面で見る5つのシート

ファイルは5つのシートでできています。手で入力するのは工事の登録・予算・日々の原価明細だけで、集計と判定は数式がやります。マクロは使っていません。

①工事一覧｜全工事の採算が1画面に並ぶ

1工事を1行にして、100工事まで入ります。最終請負金額・予算合計・実績合計・予算残額・予算消化率・予定粗利率が横に並ぶので、「どの工事が危ないか」がすぐ分かります。

予算消化率が80%を超えると黄色、95%を超えると赤に変わります。工事が終わってから「赤字だった」と知るのではなく、途中で気づくための色です。

②原価明細｜来たら1行ずつ入れるだけ

日付・工事番号・取引先・費目・内容・金額を1行ずつ入れます。工事番号と費目はプルダウンから選ぶので、打ち間違いが起きにくい作りです。1,000行まで入ります。

費目は建設業の原価の4つ、材料費・労務費・外注費・経費です。この4つの意味は工事原価の勘定科目一覧で整理しています。

③工事別台帳｜1工事を1枚で確認する

工事番号を選ぶと、その工事の基本情報、費目別の予算・実績・差異・消化率、予定粗利がまとめて出ます。

「進み具合」を入れると、予算×進み具合と実績を比べて、原価の出方が早すぎないかを一言で判定します。その工事の明細も自動で一覧になるので、社長への説明や現場との打ち合わせにそのまま使えます。

④請求・入金の管理｜未請求残と未入金残が出る

工事一覧の右側に、請求済額・入金済額を入れる欄があります。入れると未請求残・未入金残が自動で出ます。請求漏れと入金のズレは、工事台帳と同じ画面で気づけるのが一番早いです。

⑤使い方シート｜色のルールと6つの手順

クリーム色のセルが入力、グレーが自動計算です。手順は6つで、上から順に読めば使い始められます。Excelが苦手な方は、この色のルールだけ覚えれば迷いません。

毎月の使い方は3ステップ

ステップ1：工事を登録して、予算を写す

工事一覧に、工事番号・工事名・請負金額と、費目ごとの予算を入れます。予算は、工事を始める前に作る実行予算書の数字をそのまま写すだけです。

私の会社では、実行予算書を作って使うのは現場の担当者です。そのひな型を作ったのは私で、実行予算書の作り方の記事に無料版のExcelを置いています。

ステップ2：請求書・領収書が来たら、その日に1行入れる

月末にまとめて入れると、原価のふくらみに気づくのが遅れます。来た日に1行。これだけで、工事一覧の色が毎日更新されます。

私も最初は「気づいたときに入力する」やり方で、うまくいきませんでした。今は請求書や納品書が届いたら、その都度入れています。入れる前提として、領収書や納品書には現場名を書いてもらっています。

ステップ3：月末に工事一覧を見て、会計ソフトと照合する

月末に工事一覧を開き、黄色と赤の工事を確認します。予算と実績が大きくずれている工事は、現場の担当者に理由を聞きます。

そのうえで、台帳の実績合計と会計ソフトの工事原価を見比べます。どちらかに入力漏れがあれば、ここで見つかります。会計ソフトをこれから選ぶ、または見直す方は、建設業向け会計ソフトの比較記事で違いをまとめています。

けいりん

会計ソフトは会社全体の帳簿、工事台帳は工事ごとの採算。月に1回見比べると、両方の精度が上がるよ！

私の会社でやっている月末の確認

このテンプレートの「工事一覧」は、この月末の確認で私が毎月見ている数字だけを並べたものです。見ない数字は入れていません。

よくある質問

Q. 会計ソフトと何が違いますか？

会計ソフトは会社全体の帳簿、このテンプレートは「工事ごと」の採算を見るための台帳です。両方を月に1回見比べる使い方を想定しています。

Q. 内装業以外でも使えますか？

使えます。費目は建設業の原価の4つ（材料費・労務費・外注費・経費）で、工事名や内容は自由に入力できます。

Q. Googleスプレッドシートやスマホで使えますか？

Googleスプレッドシートでも、Excelファイルを変換して使えることを確かめています（2026年11月。工事の追加・原価明細の入力・工事別台帳の切り替えで計算結果がExcelと一致し、プルダウンと色分けも残ります）。印刷の設定は引き継がれないので、印刷のたびに設定してください。進み具合の欄は数字だけを打ってください（50%なら「50」）。スプレッドシートで「50%」と%まで打つと文字として入り、入力チェックで止められます。スマホ版のExcelとMac版のExcelでは試していません。

Q. マクロは入っていますか？

入っていません。数式だけなので、会社のセキュリティ設定でも警告なしで開けます。

Q. 不具合があったときは？

修正や改良をしたときは、noteの販売ページのファイルを差し替えて、無償でお知らせします。分からない点は、noteのコメント欄で質問してください。

どの支出をどの費目に入れるかは会社ごとに違います。迷うものは顧問税理士と決めて、毎月同じ入れ方にそろえてください。

まとめ

工事台帳は、作った月より3か月続いたあとに効いてきます。来月の月末に「どの工事が危ないか」を色で見られる状態を、今月から作ってみてください。

以上、建設業7年目のおけいでした！