年末調整の必要書類チェックリスト｜控除証明書は届いたらすぐ預かる

おけい

こんにちは、建設業で経理・総務をしているおけいです。私の会社では毎月、社員全員が集まる全体ミーティングがあります。これまでは10月のミーティングで「生命保険の控除証明書などが届くので、なくさずに取っておいてください」と口で伝えていました。それでも毎年、1人はなくしてしまう人がいました。本人に再発行の手続きをしてもらい、届くまで時間がかかっていました。そこで今年から、証明書が届いたらすぐ会社に持ってきてもらうことにしました。社員に配れるチェックリストも作ったので、無料で使ってください。

年末調整の必要書類チェックリスト｜社員から集める書類一覧

年末調整で社員から集める書類は、「全員が出す申告書」と「当てはまる人だけ出す証明書」の2種類です。なくして困るのは、後ろの証明書のほうです。申告書は会社が配る用紙なので、なくしても刷り直せます。

全員が出す申告書

• 給与所得者の扶養控除等（異動）申告書
• 基礎控除申告書（配偶者控除などの申告書と1枚になった用紙）

2026年分（令和8年分）は、基礎控除申告書の様式が変わりました。用紙の変更点と配り方は、年末調整の書類を集める段取りの記事にまとめています。

用紙の欄ごとの書き方と、「源泉控除対象配偶者」などわかりにくい言葉の意味は、社員向けに年末調整の書き方を解説した記事にまとめました。用紙を配るときに、URLを一緒に送ってください。

当てはまる人だけ出す証明書

保険料や掛金を自分で払っている人は、給与所得者の保険料控除申告書に、払ったことを証明する書類を添えて出します。ほかに、住宅ローン控除の2年目以降の人と、今年の途中で入社した人にも、出してもらう書類があります。

本人が直接払った国民健康保険料などは、証明書の添付がいりません。保険料控除申告書に書くだけです。

じむねこ

社員さんは「自分は何を出せばいいの？」がわからないことが多いよ。表を見せて、当てはまるものに✅を付けてもらうだけで、ぐっと楽になるにゃ！

控除証明書はいつ届く？書類ごとの時期

控除証明書は、10月の上旬から11月にかけて、送り元ごとにばらばらに届きます。2026年分のおもな時期は次のとおりです。

出典：日本年金機構「令和8年分社会保険料（国民年金保険料）控除証明書の発行について」、中小機構「小規模企業共済 よくある質問」、国民年金基金連合会「iDeCo加入者掛金に係る令和8年分の小規模企業共済等掛金払込証明書（控除証明書）の発行時期と対象となる方」、各保険会社の案内。

気をつけたいのは、年末調整に間に合わない証明書があることです。その年はじめて国民年金を払ったのが10月から12月の人は、証明書が翌年に届きます（郵送は2月上旬、電子は1月下旬）。小規模企業共済も、10月から12月に払い始めた人は翌年2月です。iDeCoを10月以降に始めた人も、年末調整に間に合わないことがあります。間に合わなかった分は、翌年に本人が確定申告をします。

毎年なくす人が出る3つの原因

証明書をなくすのは、本人がだらしないからではありません。なくしやすい仕組みになっているからです。

原因1：届いてから会社に出すまで、1か月以上あく

証明書が届くのは10月です。一方、会社が申告書を配って集めるのは、11月から12月が多いでしょう。その間、証明書は家のどこかで1か月以上待つことになります。

原因2：ほかの郵便物にまぎれる

証明書の多くは、はがきや普通の封筒で届きます。保険会社のお知らせやダイレクトメールと見た目が似ていて、まとめて捨ててしまうこともあります。

原因3：「何が届くか」を本人が知らない

私の会社でも、これまでは口で「届いたら取っておいて」と伝えるだけでした。ただ、自分がどの保険に入っているか、家族の国民年金を誰が払っているかまで、すぐに言える人ばかりではありません。何が届くかわからないものは、取っておけません。

控除証明書をなくしたときの再発行

なくしたとわかったら、その日のうちに本人から送り元へ再発行を頼んでもらいます。届くまでに日数がかかるので、早く気づくことがいちばんの対策です。

頼み先と届くまでの日数の目安

• 生命保険・地震保険：入っている保険会社のマイページや電話で頼みます。たとえば日本生命は郵送で10日前後、三井住友海上は受付から3〜6営業日で発送と案内しています
• 国民年金：日本年金機構の「ねんきんネット」や電話で頼みます。ねんきんネットなら、受付から発送まで1週間程度です
• iDeCo・小規模企業共済：iDeCoは加入している金融機関（運営管理機関）に頼みます。小規模企業共済は、中小機構の再発行専用フォームか、電話の自動発送サービスで頼みます

本人が届くのを待つ間、年末調整の書類はそろいません。税理士さんに渡す日が近いと、そのまま待つことになります。

間に合わないときは、本人の確定申告で

再発行が年末調整に間に合わなくても、控除がなくなるわけではありません。本人が翌年に確定申告をすれば、控除を受けられます。ただ、慣れない確定申告を社員にお願いすることになるので、できれば年末調整で済ませたいところです。

電子の証明書という方法もある

国民年金などは、控除証明書をはがきではなく電子データで受け取ることもできます。電子データなら、紙をなくす心配はありません。年末調整でも、電子の証明書を会社に出せます。

ただし、会社が電子データの受け取りに対応していないこともあります。その場合は、国税庁の「QRコード付証明書等作成システム」で印刷して出してもらいます。このシステムはパソコンで使うもので、スマホは動作保証の対象外です。社員から「スマホで受け取った」と言われたら、出し方を税理士さんと決めておきましょう。

うちの会社が今年からやっている「届いたらすぐ預かる」方法

なくす前に、会社が先に預かってしまう。それが今年から始めたやり方です。ここからは、私の会社でやっていることを書きます。

「届いたらすぐ持ってきて」と約束する

私の会社の全体ミーティングは、毎月20日から25日ごろにあり、社員全員が出ます。これまでは、10月のミーティングで「届いたら取っておいて」と伝えていました。今年からは、「証明書が届いたら、すぐに持ってきてください」と約束してもらっています。「取っておいて」ではなく「持ってきて」にしたのが、去年までとの違いです。家に置いておく期間がなくなれば、なくす機会もなくなります。

今年は、もう届いた人から預かっています。

これから始める会社は、証明書が届き始める前に伝えるのがおすすめです。早い保険会社は10月上旬に送ってくるので、9月中か10月の頭に伝えられると安心です。

原本はファイルに入れて保管する

預かった証明書は、原本のままファイルに入れて保管しています。申告書を集めるときに、そのファイルから取り出して一緒にすれば、書類がそろいます。社員は申告書を書くだけで済むので、提出もスムーズです。

預かるときに気をつけること

• 受け取った日を記録する：誰の何を、いつ預かったかを一覧に書いておくと、「渡した・もらってない」の行き違いを防げます
• 人の目に触れない場所にしまう：証明書には、保険の契約や家族のことが書かれています。鍵のかかる引き出しなど、ほかの社員が見られない場所に置きましょう
• 家族の分も忘れずに：家族の国民年金を本人が払っている場合、証明書は家族あてに届くことがあります。「家族あての分も持ってきて」と一言添えます

年末調整のあと、申告書は会社で保存します。期間は、提出期限の年の翌年1月11日から7年間です。証明書は申告書に添えて出すものなので、申告書と一緒にしまっておけば迷いません。

けいりん

預かるのは、社員さんの大事な書類だよ。「会社で責任を持って預かります」と最初に伝えておくと、安心して持ってきてもらえるね^^

無料チェックリストの使い方

この記事のチェックリストは、社員に配る1枚と、経理が手元で使う回収管理表の2枚組です。

1. Excel版を開き、会社名と提出の締切を書き込む
2. 印刷して、全体ミーティングなどで社員に配る
3. 社員は、自分が出す書類に✅を付ける
4. 証明書が届いたら、チェックリストと一緒に持ってきてもらう
5. 経理は回収管理表に、受け取った日を書き込む

チェックリストには、証明書ごとの「届く時期の目安」も入れました。社員が「まだ届いていない」のか「なくした」のかを、自分で見分けられます。届く時期を過ぎても見当たらなければ、それが再発行を考える合図です。

ただし、はがきが届かないのに、なくしていない人もいます。電子で受け取る設定にしている人や、その年に契約した地震保険（証明書が保険証券に付いてくる）などです。再発行を頼む前に、まず本人に確かめてもらいましょう。

まとめ：今日やるのは「届いたらすぐ持ってきて」と伝えること

控除証明書をなくす人が毎年出るなら、本人に注意するより、家に置いておく期間をなくすほうが早く解決します。

1. 証明書が届き始める前に、「届いたらすぐ持ってきて」と社員に伝える
2. チェックリストを配って、自分が出す証明書に✅を付けてもらう
3. 預かった原本はファイルにまとめ、受け取った日を記録する
4. 届く時期を過ぎても見当たらない人には、早めに再発行を頼んでもらう

証明書はもう届き始めています。次に社員と顔を合わせるときに、「届いたら持ってきてね」と一言かけるところから始めてみてください。

おけい

「取っておいて」を「持ってきて」に変えただけですが、預かってしまえば、もう家でなくす心配はありません。今年の年末調整、一緒に早めに動きましょう。

※この記事は2026年10月時点の国税庁・日本年金機構・各保険会社の案内をもとにしています。国税庁「年末調整がよくわかるページ（令和8年分）」と、日本年金機構「令和8年分社会保険料（国民年金保険料）控除証明書の発行について」で最新の案内を確認してください。