実行予算書の作り方と続けるコツ【無料Excel】

見積では利益が出ているはずなのに、工事が終わると手元に残らない。建設業の経理をしていると、この「粗利が現場で溶けていく」感覚に何度も出会います。

原因の多くは、原価をどんぶり勘定のまま工事を進めていることです。「実行予算書を作らなきゃ」と思いつつ、日々の見積や請求書に追われて後回し。気づけば竣工していて、儲かったのか赤字なのかは請求書がそろってから判明する。心当たりはないでしょうか。

おけい

こんにちは、建設業7年目のおけいです。総務で経理と積算を兼任しています。実行予算書、私も何年も「作らなきゃ」と思ったまま後回しにしていました…

その私が続けられるようになったのは、根性ではなくExcelの形を変えたからでした。この記事では、実行予算書の作り方と「続ける仕組み」を、無料テンプレート付きでお伝えします。

実行予算書とは？見積書との違いと必要な理由

実行予算書（工事ごとの原価の予算書）は、着工前に「この工事に使えるお金の上限」を決める書類です。見積書が「お客様に出す売値の内訳」なら、実行予算書は「自社で使う原価の計画」。同じ工事を、外向きと内向きの2つの顔から見る関係です。

作り方の骨組みはシンプルです。受注金額から目標の粗利を先に引き、残りを材料費・労務費・外注費・経費に割り振ります。この「先に粗利を取り分ける」順番がポイントです。

粗利は「結果として残るもの」ではなく、「最初に決めて守るもの」です。予算がないまま工事を進めると、材料の追加発注や応援の人工代で原価がじわじわ膨らみます。それに気づくのは、工事が終わって請求書が出そろったあと。その時点ではもう1円も取り返せません。

せきさんくん

実行予算は工事の「ものさし」だ！着工前に上限を決めておけば、原価が膨らんだ瞬間に気づけるよ！

実行予算書が続かない3つの原因

実行予算書が続かないのは、担当者の意志が弱いからではありません。「明日から頑張る」で解決しないものは、仕組みで解決するしかありません。つまずくポイントは、どの会社もほぼ次の3つに集約されます。

原因1：作るのに時間がかかりすぎる

実行予算書は項目数が多く、1件作るのに数時間かかることも珍しくありません。工事のたびにこの手間が発生すると、忙しい月は必ず飛ばします。そして1回飛ばすと、「作らないのが普通」にすぐ戻ってしまうのです。

原因2：会社に決まった様式がない

様式がないと、毎回ゼロから枠組みを考えることになります。担当者によって書き方もバラバラ。前の工事と比べられない予算書は、作っても経営判断に使われません。「使われない書類」を作り続けられる人はいないでしょう。

原因3：見積と別で作ると二度手間になる

いちばん大きい原因がこれです。見積書に書いた項目と金額を、実行予算書へもう一度手入力する。同じ数字を2回打つ作業は苦痛なうえに、転記ミスも起きます。二度手間の書類は、繁忙期に真っ先に切り捨てられます。

おけい

うちもまさにこれでした。見積を作った時点で力尽きて、実行予算書は「そのうち…」のまま竣工しちゃうんです！

解決策：Excelで「見積→実行予算→出来高」をつなげる

続けるコツは、頑張ることではなく入力回数を減らすことです。入力は1回、数字は見積・予算・出来高の3枚に流れる。これが「続くExcel」の形です。建設業の原価管理を仕組みにするなら、押さえる点は次の3つです。

• 見積の数字をそのまま予算に流す：見積書の項目と金額をセル参照で実行予算書に引っ張る。二度打ちをゼロにする
• 月ごとの出来高（工事の進み具合に応じた完成高）の欄を作る：月末に出来高を入れるだけで、粗利の推移を毎月追える
• 材料費と工賃（労務費）を分けて管理する：合算だと「材料が高かったのか、人工がかかりすぎたのか」を特定できない

とくに材料費と工賃の分離は、専門工事業のいちばんのコツです。赤字の原因分析に使えるだけでなく、「労務単価がこれだけ上がっている」と元請への単価交渉の材料にもなります。

せきさんくん

材料と工賃の分離は絶対やろう！「どこで利益が消えたか」が一目でわかるようになるんだ！

私自身、この形にしてから予算書が続くようになりました。「現場を知らない事務には無理」と言われながら1級建築施工管理技士の一次検定に半年の独学で合格したのですが、その勉強でいちばん効いたのも「原価を内訳で分けて見る」視点です。もともとは自分の実務のために、入力の手間を減らしたExcelを自作したのが始まりでした。

まず無料Excelテンプレートで1現場やってみる

最初の1現場は、無料テンプレートで十分です。無料版は実行予算書1枚のシンプルな構成で、原価を入れると粗利と粗利率まで自動計算されます。登録は不要です。

使い方は3ステップです。

1. 見積書から工事名・項目・受注金額を写す
2. 材料費・労務費・外注費・経費の予算を入れる（粗利率は自動計算）
3. 工事が終わったら実際の原価を入れて、予算とのズレを確認する

完璧な様式を探すより、まず1現場ぶんの数字を入れてみるほうが10倍早く身につきます。ズレた項目こそ、次の見積の精度を上げる材料です。

数現場回して「見積からの転記が面倒」「月ごとの推移も見たい」と感じたら、完全版の出番です。完全版は見積書と実行予算書が連動し、単価マスタで単価が自動入力されます。月別出来高は13ヶ月分。手持ちデータの取込機能も付いています。私が実務で使っている形を、そのまま商品にしました。

まとめ：実行予算書は「作り方」より「続け方」

• 実行予算書は、見積と実際原価のズレを事前に見える化して粗利を守る道具
• 続かない原因は「時間・様式・二度手間」の3つ。意志ではなく仕組みで解決する
• 見積→実行予算→出来高がつながるExcelなら、入力1回で回り続ける

「気づいたら赤字だった」は、実行予算書が1枚あるだけでほぼ消せます。まずは無料テンプレートをダウンロードして、直近の1現場から数字を入れてみてください。物足りなくなったら、完全版がその先を引き受けます。

以上、建設業7年目のおけいでした！