「議事録係、今回もよろしく」——会議のたびにこの一言で憂鬱になっていませんか？
建設業の会議は種類が多く、発注者協議・工程会議・安全衛生会議・社内打ち合わせと、毎週のように会議が入ります。私自身も若手の頃は毎回「議事録係」として参加し、会議中はほぼメモしかできていませんでした。
「議事録を作ること」に時間を取られて、「議事録を活かすこと」ができていない——これが本当の問題です。
今回は建設業7年目の私が実際に試してきた、AIを使った会議議事録の自動作成方法を具体的にお伝えします。
▼ 今回の記事でわかること
- 建設業の議事録が難しい3つの理由
- AI議事録ツールの3つの活用方法（具体的な手順付き）
- 発注者提出用議事録での注意点
- 今日からできる実践アクション
建設業の議事録問題の本質
建設業の議事録には、他業種にはない特殊な難しさがあります。
① 専門用語が多い
「○○ライン打設」「配筋検査」「杭頭処理」など、建設業特有の用語が飛び交う会議を文字起こしするのは一筋縄ではいきません。
② 発注者への提出義務がある議事録
社内メモとは違い、発注者・監理者に提出する議事録は体裁・内容の品質が求められます。
③ 「言った・言わない」問題に直結する
決定事項・宿題事項が曖昧になることで、後から「言った・言わない」問題が発生します。建設業では工期遅延や追加費用の原因にもなりえます。
AI議事録ツールの活用方法3選
① 音声→テキスト変換ツールの活用
会議を録音して、AI文字起こしツールに投げるだけで、会議の全発言がテキストになります。代表的なツールには「Notta」「Otter.ai」「CLOVA Note」などがあります。
その後、ChatGPTにそのテキストを貼り付けて「この会議内容から議事録を作成してください。決定事項・宿題事項・次回確認事項を整理して」と依頼すれば、会議後15〜20分で体裁の整った議事録が完成します。
② キーワードメモからの議事録整形
録音や文字起こしがなくても、断片的なメモをそのままChatGPTに渡すことで議事録を整形できます。
私が実際に試した方法：会議中はキーワードと数字だけをメモし、終了後に「以下のメモをもとに、建設業の発注者提出用議事録を作成してください」と依頼。断片的なメモから丁寧な文体の議事録が数分で完成しました。「文章を書く」という作業が「修正する」に変わるだけで、体感の負担は半分以下になります。
③ 宿題事項・アクションアイテムの自動抽出
AIに「この議事録から各担当者の宿題事項と期限を表形式で抽出してください」と依頼すると、誰が何をいつまでにやるべきかが一覧表になります。これをそのままグループウェアに貼り付けることで、タスク管理と議事録管理が連動します。
発注者・監理者提出用議事録の注意点
① 機密情報の取り扱い
発注者名・工事名・金額などの機密情報は、無料版のAIサービスには入力しないでください。
② 内容の事実確認を必ず行う
AIが「それらしい文章」を作っても、実際の会議での決定事項と一致しているか必ず確認してください。
③ 担当者の確認・承認を経てから提出
AIが作った議事録であっても、最終的には担当者が確認・承認のうえで提出することが原則です。
今日からできる具体的なアクション
アクション①：次の会議を録音してみる
スマートフォンで録音するだけでOKです。録音データをNottaなどのAI文字起こしツールに投げてみましょう。
アクション②：過去のメモをChatGPTで整形してみる
手元にある過去の会議メモをChatGPTに貼り付けて「議事録の形式に整えてください」と依頼してみましょう。まずは試してみることが大切です。
アクション③：宿題事項を表形式で抽出する
「この内容から各担当者の宿題と期限を表にして」とAIに依頼する習慣をつけるだけで、会議後の管理が劇的に楽になります。
まとめ：議事録はAIと一緒に作る時代へ
建設業の会議は今後も減りません。でも議事録作成の負担は確実に減らせます。「議事録係が会議に参加できない」という状況は、もう終わりにしましょう。
AIを使えば、会議中は議論に集中でき、終了後15〜20分で体裁の整った議事録が完成し、宿題事項・決定事項が自動で整理されます。
AI議事録ツールの導入で、まずは無料トライアルから試してみてください♪
以上、建設業7年目の経理担当・けいりんがお届けしました！
