【建設業経理】電子帳簿保存法の対応方法｜義務化に建設業はどう対処するか

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「電子帳簿保存法が改正されたって聞いたけど、建設業の経理にどんな影響があるの？何をいつまでに対応すればいいかわからない」

おけい

電帳法って紙の請求書を電子で保存すればいいだけ？建設業は現場の領収書も多いし、どう対応すればいいんだろう…

けいりん

電子帳簿保存法は「電子取引データの保存義務化」がポイントだよ！現場領収書の扱いも含めて整理していこう^^

電子帳簿保存法とは何か

電子帳簿保存法（電帳法）とは、国税関係の帳簿・書類を電子データで保存することを認め、その要件を定めた法律です。1998年に制定され、その後複数回にわたる改正を経て、現在は3つの区分で構成されています。「電子帳簿等保存」「スキャナ保存」「電子取引データ保存」の3つです。このうち「電子取引データ保存」だけが2024年1月から義務化されており、それ以外の2つは任意（選択制）です。

義務化された「電子取引データ保存」とは

電子取引データ保存とは、電子的な方法で受け取った書類・データを、紙で印刷せずに電子データのまま保存することを求める制度です。対象となる電子取引には、メールで受け取ったPDF請求書・クラウドサービスからダウンロードした請求書・インターネットバンキングの入出金明細・インターネット通販の購入証明書などが含まれます。

以前は「電子で受け取っても紙に印刷して保存すれば良かった」のですが、2024年1月以降はこれが認められなくなりました。電子で受け取ったデータは電子のまま保存しなければなりません。建設業では外注先・材料業者からメールでPDF請求書を受け取るケースが増えており、この対応が必要です。電子取引データの保存要件として、「真実性の確保」（データの改ざん防止措置）と「可視性の確保」（検索・閲覧ができる状態での保存）が求められます。

けいりん

メールで受け取ったPDF請求書を印刷して保存するのはもうNGだよ！電子データのままフォルダ等で管理する方法を整備してね^^

スキャナ保存（任意）の要件と活用

スキャナ保存とは、紙で受け取った書類（請求書・領収書・納品書など）をスキャンして電子データとして保存することを認める制度です。これは義務ではなく任意ですが、建設業では現場の領収書が多いため、ペーパーレス化を進める際に活用できます。スキャナ保存の要件として、解像度200dpi以上・カラーでのスキャン・受領後おおむね7営業日以内へのスキャン実施・タイムスタンプの付与または訂正削除履歴が残るシステムの使用などが定められています。

スマートフォンのカメラで撮影した画像も、要件を満たせばスキャナ保存として扱えます。現場担当者がスマートフォンで領収書を撮影して経費精算アプリに送信するフローを整備することで、紙の領収書管理の手間を大幅に削減できます。私の会社でも、現場担当者のスマートフォン撮影→クラウド保存のフローに切り替えてから、月末の経費精算業務が格段に楽になりました。紙の領収書が経理に届くまでの時間ロスもなくなり、処理スピードが向上しています。

建設業で最低限すべき対応ポイント

中小建設業者が2024年1月以降に最低限対応すべき事項を整理します。まず電子で受け取る書類の洗い出しです。メール添付のPDF請求書・クラウドサービスからの請求書・ECサイトの購入証明書など、電子取引に該当するものをすべてリストアップします。次に保存方法の決定と整備です。最もシンプルな方法は「事務処理規程」を整備したうえで、フォルダ管理（ファイル命名規則の統一）で保存する方法です。

クラウドストレージ（Google Drive・OneDriveなど）を使って、「年月_取引先名_内容」などの命名規則でファイルを保存するフォルダを作成します。さらに従業員への周知と運用ルールの確立も重要です。経理担当者だけでなく、メールで請求書を受け取る可能性がある担当者全員に対して、電子データの保存ルールを周知する必要があります。「受け取ったらすぐに所定のフォルダに保存する」という習慣を組織全体で定着させることが大切です。

会計ソフトとの連携で効率化

クラウド会計ソフトを使うと、電子帳簿保存法への対応を効率化できます。多くのクラウド会計ソフトは、電子取引データの保存機能・タイムスタンプ付与機能を持っており、仕訳と証拠書類の紐付けが容易になります。また、銀行口座との自動連携機能を使えば、インターネットバンキングの取引明細も自動で取得・保存できます。

電子帳簿保存法の対応は「罰則が怖いからやる」というより、ペーパーレス化によって経理業務が効率化される良い機会と捉えることが大切です。紙の書類の保管スペースが不要になり、過去の書類の検索も容易になります。法対応と業務効率化を同時に実現できる取り組みです。私の会社では電帳法対応をきっかけに請求書のペーパーレス化を進めた結果、書類ファイリングの時間が週あたり2時間以上削減できました。

違反した場合のリスク

電子取引データを適切に保存していない場合、税務調査の際に指摘を受けるリスクがあります。青色申告の承認が取り消される可能性もゼロではないため、対応を後回しにすることは避けた方が無難です。また、電子帳簿保存法への対応状況は、税務調査の際に確認される項目の一つになってきています。

ただし、現時点では即座に厳しい罰則が適用される運用にはなっておらず、対応途上の企業への猶予的な措置もあります。それでも早めに対応を整備しておくことで、税務リスクを下げると同時に経理業務の効率化も実現できるため、優先的に取り組むことをおすすめします。

電子帳簿保存法への対応は、建設業の経理効率化と切り離せません。クラウド会計ソフトを活用した対応をご検討の方はこちらをご覧ください。

以上、建設業の電子帳簿保存法対応完全ガイドでした！